Assistant(e) Administration et Services Généraux

À propos du poste

L'Assistant(e) Administration et Services Généraux assure le soutien logistique, administratif et opérationnel de l'Office Régional. Il/elle veille au bon fonctionnement des services généraux, à la gestion des actifs institutionnels et à la maintenance des installations.

Missions principales

• Gérer le registre d’inventaire des actifs fixes via Smartsheet, attribuer les codes aux biens acquis.
• Organiser le comptage physique semestriel des actifs et concilier les données avec les registres institutionnels.
• Préparer et faire signer les actes de responsabilité des actifs avec DocuSign.
• Superviser la flotte de véhicules : contrôles, assurances, entretien préventif et correctif.
• Coordonner les travaux de maintenance des locaux (équipements, climatisation, sécurité, jardinage) et suivre les devis et approbations.
• Gérer les achats de fournitures de bureau, de nettoyage et de cuisine, et assurer leur approvisionnement.
• Traiter les documents administratifs liés aux achats (RQ, PO, BPO, bons de commande) selon les procédures internes.
• Collecter les informations légales et bancaires des fournisseurs pour les enregistrer dans le système NAV.

Profil recherché

• Bonne maîtrise des outils de suivi d’inventaire et de signature électronique.
• Capacité à travailler en autonomie et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Rigueur dans le suivi des procédures administratives et financières.

Compétences requises

• Smartsheet
• DocuSign
• Système NAV