Executive administratief assistent

Over de functie

Als executive administratief assistent ondersteun je de algemeen directeur zowel op administratief, organisatorisch als persoonlijk vlak. Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte agenda‑ en reisplanning, medische coördinatie en diverse administratieve taken, altijd met discretie en menselijk inzicht.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de volledige agenda van de algemeen directeur, inclusief interne en externe vergaderingen.
• Coördineren van nationale en internationale reizen: opstellen van reisschema’s, reserveringen en logistieke afhandeling.
• Organiseren van medische afspraken en het plannen van ondersteunend verpleegkundig personeel.
• Administratieve ondersteuning: documenten, contracten en archieven ordenen.
• Assisteren bij administratieve taken rondom vastgoedprojecten.
• Basis financiële taken: controle en opvolging van uitgaven, facturatie en eenvoudige budgetten.
• Fungeert als schakel tussen leveranciers, interne teams en externe contacten, met zorg voor vertrouwelijke informatie.

Gewenst profiel

• Afgeronde opleiding in Administratie, Executive Assistentie, Financiën, Secretariaten of een verwante richting.
• Minimaal enkele jaren ervaring als administratief of executive assistent, bij voorkeur in een senior of high‑level omgeving.
• Ervaring in vastgoed, corporate of zakelijke omgevingen is een pré.
• Hoge mate van discretie, betrouwbaarheid en empathie.
• Proactieve houding met het vermogen om behoeften te anticiperen.

Vereiste vaardigheden

• Excel (intermediair tot gevorderd niveau).
• Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar).
• Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Calendar).
• Ervaring met agenda‑ en reisinstrumenten.
• Basiskennis van financiële administratie en budgetbewaking.