Gestor(a) Administrativo(a) y Ejecutivo(a) de Comités

Acerca del puesto

Gestionar, coordinar y ejecutar de forma integral los procesos administrativos, financieros y de bienestar sociocultural de los órganos colegiados, asociaciones, comités y la población de médicos agremiados. El puesto actúa como enlace entre la Dirección Administrativa Financiera y los comités asignados, asegurando el cumplimiento normativo de los acuerdos colegiados, la ejecución transparente del servicio al agremiado y el seguimiento del presupuesto. También incluye la recuperación de la cartera de cobro (si aplica) y el diseño de experiencias académicas, culturales y de bienestar para la comunidad de médicos jubilados.

Responsabilidades principales

• Atención personalizada de médicos jubilados y sus familias, resolviendo de forma autónoma consultas sobre estados de cuenta, trámites, beneficios de mutualidad y programas de retiro activo.
• Control de la ejecución del presupuesto anual del Comité de Médicos Jubilados y seguimiento preventivo de desviaciones.
• Gestión de la cartera de cobro por saldos y antigüedad mediante negociación y seguimiento telefónico y electrónico.
• Verificación, tramitación y seguimiento de órdenes de requisición, contrataciones, comprobantes de pago y liquidaciones; conciliación de estados de cuenta.
• Elaboración mensual de informes técnicos para el pago de viáticos, kilometraje y facturación de honorarios.
• Diseño y dirección logística de eventos académicos (conferencias, seminarios, congresos) y actividades socioculturales, con coordinación con Relaciones Públicas, Mercadeo, TI, Proveeduría y Servicios Generales.
• Conceptualización de piezas informativas, convocatorias y campañas de difusión; contratación y control de expositores, docentes y agrupaciones culturales.
• Estructuración de agendas ejecutivas, convocatoria de sesiones ordinarias y extraordinarias, redacción de actas y minutas, y control del cumplimiento de los acuerdos colegiados.
• Administración de la correspondencia oficial y del archivo físico y electrónico, y gestión ejecutiva de los comités y comisiones asignados.

Perfil requerido

• Diplomado en Secretariado Ejecutivo, preferiblemente estudiante de bachillerato universitario en secretariado o Administración de empresas u oficinas.
• Formación técnica en Contabilidad, Finanzas o carreras afines; cursos de Gestión Presupuestaria y Gestión de Cobro.
• Mínimo 2 años de experiencia en asistencia ejecutiva de alto nivel, gestión administrativa o coordinación de comités, comisiones o juntas directivas.
• Mínimo 2 años de experiencia comprobada en control de presupuesto, conciliación de cuentas, facturación, liquidaciones y recuperación de cobro.
• Experiencia en la planificación y producción logística de eventos académicos o socioculturales.
• Deseable experiencia en atención especializada a población adulta mayor.

Habilidades requeridas

• Dominio avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel, y herramientas de Google Workspace.
• Manejo de sistemas ERP, plataformas de gestión documental y herramientas virtuales de comunicación y aprendizaje.
• Redacción ejecutiva, actas, minutas, oficios e informes administrativos.
• Contabilidad básica, control presupuestario, conciliaciones, gestión de cobros y liquidación de viáticos y honorarios.
• Protocolo institucional, organización de eventos y herramientas básicas de diseño gráfico.
• Conocimiento de la normativa institucional, reglamentos internos y legislación sobre la atención a la persona adulta mayor.

Lo que ofrecemos

• Dotación de uniforme anual.
• Pago de anualidades.
• Formación continua.
• Actividades de integración y bienestar.
• Médico de empresa, enfermería, psicología y terapia física.
• Vacaciones escalonadas.