Administrative Services Coordinator

Coordinadora Administrativa y Operativa — Centro de Servicios, San JoséSobre Kalon SurfKalon Surf es un resort boutique de surf todo-incluido ubicado en Dominical, Costa Rica, reconocido internacionalmente por su nivel de servicio premium (certificación ICT 5 estrellas y calificación promedio de 4.9/5 en más de 490 reseñas). Operamos con un equipo pequeño, altamente profesional y con un foco absoluto en la experiencia del huésped.Nuestro Centro de Servicios en San José existe para dar soporte operativo, administrativo y logístico al hotel en Dominical. No es una oficina central corporativa tradicional: es una función de servicio puro. El hotel operativo solicita, el Centro de Servicios resuelve.El RolBuscamos una Coordinadora Administrativa y Operativa con amplia experiencia comprobada en roles administrativos y operativos. Esta persona será la responsable directa de ejecutar, coordinar y cerrar el día a día del Centro de Servicios, gestionando múltiples temas simultáneamente con total autonomía.Reporta directamente a la CEO / Dirección General de la empresa.No es un rol de planificación estratégica ni de gestión de equipos. Es un rol de ejecución de alto nivel: hacer que las cosas pasen, bien hechas, al primer intento y a tiempo.Buscamos una persona en quien podamos confiar plenamente y que disfrute ser una pieza de confianza en el funcionamiento diario del Centro de Servicios.Responsabilidades PrincipalesEl trabajo es dinámico por naturaleza; no hay dos días iguales. En una semana típica, tus funciones incluirán:Gestión de flotilla y proveedores técnicos: Coordinar citas de mantenimiento, revisión técnica (Dekra) y reparaciones para la flotilla de vehículos (9 unidades), gestionando la relación con talleres, concesionarios y proveedores recurrentes.Soporte operativo al hotel: Atender y resolver solicitudes del equipo en Dominical, ejecutando las gestiones operativas que requieren presencia física en San José (compras puntuales, mensajería, diligencias específicas).Control de pagos y administración: Procesar y dar seguimiento a pagos a proveedores, registrar nuevos pagos en el sistema, marcarlos como completados, y coordinar activamente con el equipo de contabilidad. Apoyar en procesos administrativos recurrentes (incidencias de planilla, trámites ante instituciones públicas, renovación de permisos y licencias).Gestión de contratos y documentación: Controlar el ciclo de ejecución de contratos (envío, seguimiento de firmas, archivo ordenado, recordatorios de vencimientos a contrapartes).Resolución de contingencias: Atender con criterio propio y rapidez los imprevistos operativos del día a día — los temas que surgen sin previo aviso y necesitan respuesta inmediata.Perfil que BuscamosExperiencia: Mínimo 10 años en roles administrativos, secretariales de alta dirección o de coordinación operativa (preferiblemente en hotelería, despachos profesionales o empresas medianas estructuradas).Competencias: Persona sumamente resolutiva, organizada, metódica y autónoma. Que no requiera supervisión constante para avanzar.Enfoque: Capacidad demostrada para manejar múltiples hilos a la vez sin perder el control de los detalles.Tecnología: Comodidad y fluidez con herramientas digitales modernas (correo electrónico profesional, hojas de cálculo, sistemas web de gestión, WhatsApp Business).Apertura a nuevas herramientas: Curiosidad y apertura para trabajar con sistemas y herramientas digitales que vamos implementando para mejorar el trabajo. No buscamos un perfil técnico, pero sí una persona que adopte sin resistencia los nuevos procesos y herramientas que introducimos.Comunicación: Excelente comunicación escrita y verbal en español. Nivel de inglés conversacional o intermedio es deseable, dado que trabajamos con huéspedes y proveedores internacionales.Habilidades blandas: Trato profesional y asertivo con proveedores e instituciones. Discreción y manejo profesional y confidencial de información administrativa, operativa y de los propietarios.Ubicación y movilidad: Residencia en el Gran Área Metropolitana (GAM). El puesto es presencial en San José y requiere disponibilidad para movilizarse por la ciudad.Lo que OfrecemosSalario competitivo acorde con la experiencia senior solicitada, en el rango de ₡900.000 – ₡1.200.000 colones brutos mensuales según experiencia y aptitudes demostradas.Contrato laboral formal con todas las garantías y prestaciones de ley de Costa Rica.Ambiente de trabajo profesional, de estructura plana, equipo pequeño y bajo drama.Autonomía real para ejecutar tu trabajo bajo tu propio criterio organizado.Estabilidad laboral a largo plazo.Sobre el enfoque del rolPor transparencia: este es un rol enfocado en coordinación y ejecución operativa de alto nivel. Valoramos profundamente la experiencia, la organización y la capacidad resolutiva propias de perfiles administrativos senior. Si buscás un puesto donde tu madurez profesional, criterio y capacidad de resolver problemas se respeten, se valoren y se paguen bien, conversemos.Cómo AplicarAplicar directamente en hr.kalonsurf.com/apply adjuntando CV actualizado y una breve nota (máximo media página) explicando por qué te interesa este perfil específico. Show more Show less